Välj rätt TA-system

Att välja TA-system till sin rörelse är ett rejält steg. Det krävs mycket funderingar kring företagets behov och därefter välja rätt system. Självfallet finns det ett stort antal faktorer att tänka på inför valet av TA-system.

Det är inte endast de tekniska funktionerna som måste vara betydande när ett TA-system ska inhandlas. Vem vill ha ett system som alltid krånglar? På samma sätt som man vill att motorn i bilen ska vara tillförlitlig och bidra till många felfria mil, vill man också att sitt TA-system ska vara pålitligt. Det är ju enormt relevant att systemet alltid är tillgängligt samt att det inte ideligen drabbas av driftfel. Om systemet är ur funktion funkar ju inte det viktigaste, d.v.s. att beställa transporter.

Det kan bli oerhört dyrt och arbetsamt om verksamhetens transporter blir stående. Det påverkar nämligen i flera led. Den som vill vara riktigt säker på att erhålla ett stabilt samt säkert TA-system bör välja ett av de etablerade systemen. Det är en trygghet i sig därför att de är bra utarbetade och har förmodligen gått igenom omfattande uppdateringar under tiden systemet funnits på marknaden.

Det som är absolut avgörande, eller i alla fall ett mycket rekommenderat råd, är att välja ett TA-system med så hög ”upptid” som möjligt. Trots att det tycks vara omöjligt med en upptid på 100 % så bör man sträva efter att hamna så tätt som möjligt. Den procentuella siffran beskriver i vilken mån TA-systemets servrar är igång. Att tänka på upptiden är extra betydelsefullt om organisationen är omfattande och TA-systemet används av flera olika administratörer.

Tänk på att ta fram en prognos för framtiden innan du väljer TA-system. Volymerna inom verksamheten kan ju mycket väl komma att förändras längre fram i tiden och det tvingas självklart också TA-systemet vara beredd på. Därför bör företaget räkna med vilka behov som tvingas mötas i nuläget, men också i framtiden.

För att ta fram en relevant behovsanalys bör en del fundamentala frågor redas ut och analyseras över tid. Hur många transporter kommer registreras? Hur många användare ska vara kopplade till systemet? Ännu fler relevanta frågor är ifall de vanligaste transportörerna är anslutna till systemet och om det är möjligt att lägga till transportörer som inte redan finns i systemet.

Den som ändå är tvekande i sin beräkning gör rätt i att välja ett grundpaket. Det är angeläget att det är ett paket som lätt samt smidigt kan uppgraderas. Det är nämligen både tidsödande och en överflödig metod att ersätta TA-system helt och hållet.

Men den som sannerligen vet vad verksamheten kräver av ett TA-system, och önskar mer avancerad funktionalitet, ges givetvis möjlighet att uträtta mer än enbart boka transporter. Det ultimata är att ringa och samtala med leverantörer och efterforska vilka möjligheter som finns. Det kan till exempel handla om olika prisfunktioner, övriga aviseringsmöjligheter samt integrationer till e-handelssystem eller affärssystem och mycket mer.

I övrigt är det oerhört fördelaktigt ifall det ingår support för TA-systemet. En bra support bör vara snabb och lojal och ingå i den totala kostnaden för TA-systemet.