Funktioner i ett TA-system

Vilka funktioner bör finnas i ett TA-system?

Svaret är att det beror på vad din verksamhet kräver. Olika verksamheter har olika dagliga förfaringssätt och det är viktigt att reflektera över vilka delar som bör effektiviseras. Men det finns förstås vissa grundfunktioner som de allra flesta TA-system tillhandahåller. De två absolut främsta är givetvis att administrera transporter samt boka transporter. Utifrån dessa grundfunktioner är det sedan möjligt att välja till ytterligare lämpliga funktioner för verksamheten.

Men det primära med ett TA-system är ändå att boka transporter. Rent praktiskt går det till på så sätt att man matar in det kundnummer för aktuell transportör för att göra en bokning. Systemet förmedlar i sin tur till transportörerna vem som står bakom bokningen. Gränssnittet i systemet är oftast väldigt enkelt, och det är också möjligt att boka in fler än en transportör.

TA-systemet hjälper användaren att hålla koll på exempelvis vissa vikter på ett visst kollislag. Skulle felaktig information fyllas i så hjälper systemet att korrigera så man håller sig inom tillåtna gränser. Faktum är att den här funktionen är ett mycket starkt skäl för att införskaffa ett TA-system till sin verksamhet.

Utan ett TA-system så kan det onekligen bli fel på grund av mänskliga faktorer. Transportörer kräver nämligen ibland straffavgifter. Felbokningar kan med andra ord bli kostsamma, vilket på sikt kan skada en verksamhets ekonomi rejält. Inte nog så brukar transportörer begära ekonomiskt tillägg för exempelvis telefonbokning eller annan manuell bokning.

I ett TA-system finns det möjlighet att göra dina transportbokningar smidigare till skillnad från vanliga bokningsportaler.  Till exempel kan man använda sig av vissa mallar, adressböcker samt en rad övriga inställningar. Det innebär givetvis att mycket manuellt arbete elimineras. De mer avancerade systemen möjliggör även hantering av olika behörigheter. I ett större företag kanske alla inte ger samma behörighet att utföra vissa åtgärder.

TA-systemet ser dessutom till att alla dokument som hanteras är i rätt standard och i ett format som godkänns av transportörer. Det kan exempelvis handla om adressetiketter och fraktsedlar. Det man bör ha i åtanke är att vissa system debiterar extra för att skriva ut dokumenten mer än en gång.

Att följa upp dina transportflöden med hjälp av TA-systemet är en enkel sak tack vare all lagrad information som systemet hanterar. Bland annat finns det möjlighet att bläddra i historik om det skulle uppstå oklarheter kring vad som blivit skickat för olika transporter. Håll koll på när och var din transport levereras. TA-systemet visar alltid den senaste statusen i systemet. Transportören har nämligen möjlighet att hålla systemet uppdaterat om leveransen.

Med enkelhet kan den tillgängliga informationen även sammaställas till behjälplig statistik för verksamheten. Det är verkligen ett optimalt sätt för att förfina arbetet med transporter och självfallet även ett utmärkt sätt för att spara pengar. Fullständig koll och kontroll med andra ord.

Notiser om transporter kan ställas in så de skickas via antingen e-post eller sms. Att använda dessa typer av aviseringar är ett utmärkt sätt att meddela en mottagare av en transport. Det brukar vara möjligt att flexibelt utforma sina aviseringar i ett TA-system.