Att välja TA-system

Att välja TA-system för sin verksamhet är ett stort steg. Det krävs mycket funderingar kring företagets behov och därefter välja rätt system. Givetvis finns det ett stort antal faktorer att tänka på inför valet av TA-system.

Det är inte enbart de tekniska funktionerna som bör vara avgörande när ett TA-system ska inhandlas. Vem vill ha ett system som ständigt krånglar? På samma sätt som man vill att motorn i bilen ska vara pålitlig och bidra till många felfria mil, vill man också att sitt TA-system ska vara pålitligt. Det är ju oerhört viktigt att systemet alltid är tillgängligt och att det inte ständigt drabbas av driftfel.  Om systemet är ur funktion fungerar ju inte det väsentliga, d.v.s. att boka transporter.

Det kan bli mycket kostsamt och jobbigt om verksamhetens transporter bli stående. Det påverkar nämligen i flera led. Den som vill vara riktigt säker på att få ett stabilt och säkert TA-system bör välja ett av de etablerade systemen. Det är en trygghet i sig eftersom de är väl utarbetade och har förmodligen gått igenom omfattande uppdateringar under tiden systemet funnits på marknaden.

Det som är absolut avgörande, eller åtminstone ett högst rekommenderat råd, är att välja ett TA-system med så hög ”upptid” som möjligt. Även om det tycks vara omöjligt med en upptid på 100 % så bör man sträva efter att komma så nära som möjligt. Den procentuella siffran beskriver i vilken utsträckning TA-systemets servrar är igång. Att tänka på upptiden är extra viktigt om organisationen är stor och TA-systemet används av många olika administratörer.

Tänk på att ta fram en prognos för framtiden innan du väljer TA-system. Volymerna inom verksamheten kan ju mycket väl komma att ändras i framtiden och det måste givetvis även TA-systemet vara beredd på. Därför bör företaget kalkylera med vilka behov som måste mötas i nuläget, men också i framtiden.

För att ta fram en adekvat behovsanalys bör vissa grundläggande frågor redas ut och analyseras över tid. Hur många transporter kommer registreras? Hur många användare ska vara anslutna till systemet? Ytterligare relevanta frågor är om de vanligaste transportörerna är kopplade till systemet samt om det är möjligt att lägga till transportörer som inte redan finns i systemet.

Den som ändå är osäker i sin prognos gör rätt i att välja ett grundpaket. Det är viktigt at det är ett paket som enkelt och smidigt kan uppgraderas. Det är nämligen både tidskrävande och en onödig metod att byta ut TA-system helt och hållet.

Men den som verkligen vet vad verksamheten kräver av ett TA-system, och önskar mer avancerad funktionalitet, ges naturligtvis möjlighet att göra mer än enbart boka transporter. Det bästa är att ringa och prata med leverantörer och undersöka vilka möjligheter som finns. Det kan exempelvis handla om olika prisfunktioner, ytterligare aviseringsmöjligheter och integrationer till e-handelssystem eller affärssystem och mycket mer.

I övrigt är det mycket fördelaktigt om det ingår support för TA-systemet. En god support bör vara snabb och pålitlig samt ingå i den totala kostnaden för TA-systemet.